Die vorbereitenden Maßnahmen für Phase I des Projektes bestanden aus umfassendem Literaturstudium und der Durchsicht von aktuellem und historischem Kartenmaterial.
Zu einigen Friedhöfen waren bereits ältere Dokumentationen vorhanden. Zudem gab es bereits aktuelles Bildmaterial und Hinweise zu Friedhöfen von Maciek Barciński, Annegret Krause, Jürgen Bomert, Paweł Kowalski und Maciej Jaworski.
Die Zusammenführung dieser Informationen ergab eine Liste von zu untersuchenden Friedhöfen. Zu diesen Friedhöfen sollte jeweils vor Ort eine Bilddokumentation und eine Aufnahme der Inschriften entstehen.
Natürlich war diese Liste unvollständig und gleichzeitig zu umfangreich um in absehbarer Zeit vollständig "abgearbeitet" zu werden.
Es wurden deshalb Prioritäten vergeben, die sich aus dem Umfang der bereits vorhandenen Informationen, aus logistischen Überlegungen und aus persönlichen Neigungen ergab. Die so entstandene Auswahl für Phase 1 ist deshalb absolut zufällig.
Die Phase II des Cmentarze Projektes begann im Januar 2006.
Die Arbeitsweise bestand darin, aktuelles Kartenmaterial nach Friedhöfen zu durchsuchen. Viele der alten Friedhöfe sind auf Karten im Maßstab 1:50 000 oder 1:100 000 eingezeichnet. Sogar einige Karten im Maßstab 1:300 000 zeigen alte Friedhöfe, die auf den genaueren Karten nicht eingezeichnet sind.
Diese Methode sollte eine große Liste von Friedhöfen erzeugen, die jedoch in Bezug auf die Friedhöfe der Kolonisten immer noch unvollständig sein würde.
Natürlich sind nicht alle alten Friedhöfe auf den aktuellen Karten eingezeichnet und natürlich sind die alten Friedhöhe auf den Karten nicht von den Friedhöfen zu unterscheiden, die noch im Gebrauch sind.
Der erste Arbeitsschritt bestand also darin, die Positionen aller in irgendwelchen Karten eingezeichneten Friedhöfe in einer Karte mit brauchbarem Maßstab zusammen zu führen.
Der zweite Arbeitsschritt bestand darin, für jeden dieser Friedhöfe zu entscheiden, ob es sich um einen möglichen Kandidaten für die Kategorie "alter, nicht-katholischer Friedhof" handeln könnte.
Die verwendeten Entscheidungskriterien waren:
sehr abgelegene Lage des Friedhofs (= weit abseits von Häusern, keine erkennbaren Zufahrtswege)
Friedhof an einem Ort, an dem keine katholische Kirche ist
mehr als ein Friedhof an einem Ort
Das Ergebnis war eine weitere, sehr lange Liste von Friedhöfen, für die nur vor Ort entschieden werden konnte, um welche Art von Friedhof es sich handelte.
Phase III des Cmentarze Projektes startete im Januar 2007.
Dieses mal wurde die Liste der zu untersuchenden Objekte ergänzt durch Friedhöfe, die wir auf den Anfang des 20ten Jahrhunderts entstandenen, sehr detaillierten, polnischen WIG Karten fanden.
Die Arbeit vor Ort
Das Auffinden eines theoretisch erarbeiteten Friedhofs in der realen Landschaft kann manchmal eine echte Herausforderung sein.
Es gibt keine Hinweisschilder, Parkplätze oder Verkaufsbuden für Grabschmuck wie bei einigen der heutigen Friedhöfe. Manchmal gibt es nicht einmal einen Feldweg, der die Orientierung und den Zugang zu dem Friedhof erleichtert. Nur in sehr wenigen Fällen weisen Bruchstücke der Friedhofsmauer oder der Eingangsportale auf das Gebiet eines Friedhofs hin.
Aber wie Annegret Krause bereits in ihrem Bericht über die Niedrungerdörfer schreibt, ist der Pflanzenbewuchs meist ein zuverlässiger Führer zu einem Friedhof.
Große Eichen oder Rosskastanien die aus den sonst üblichen Bäumen hervorragen, weisen auf das Vorhandensein eines außergewöhnlichen Ortes innerhalb eines Waldes oder Gehölzes hin.
Massen von Flieder befinden sich meist in unmittelbarer Nähe eines alten Friedhofes.
In einem gleichförmigen Kiefernwald weisen die dunklen Schatten des bodendeckenden Immergrüns oder das vermehrte Auftreten von Maiglöckchen darauf hin, dass man sich jetzt auf dem Friedhof befindet.
In späteren Projektphasen kam neben diesen botanischen Hilfen auch noch ein GPS Empfänger zum Einsatz. Im Abschnitt Cmentarze und GPS wird beschrieben, wie die GPS Unterstützung für das Cmentarze Projekt angewendet wurde.
Die Verarbeitung der Ergebnisse
Aus dem in den einzelnen Projektphasen vor Ort gesammelten Material an digitalen Fotos wurde zunächst eine Auswahl getroffen, die umfassend genug sein sollte, jeden Friedhof hinreichend zu dokumentieren und gleichzeitig die Datenmenge stark begrenzen sollte.
Anschließend wurden die vor Ort notierten Inschriften und die aus den älteren Dokumentationen extrahierten Inschriften dem vorhandenen Bildmaterial zugeordnet. Dazu kamen noch kurze Beschreibungen der Lage und des Zustands der Friedhöfe sowie einzelner Objekte.
Als Präsentationsform waren Webseiten vorgesehen. Da die vorhandene Datenmenge mit statischen HTML-Seiten nicht handhabbar war, wurde eine Datenbanklösung gewählt.
Die Herausforderung dabei war es, eine einheitliche Struktur für das aus unterschiedlichsten Quellen und Zeiträumen stammende Material zu finden.
Die Mehrsprachigkeit der Webseiten war bei der Konzeption natürlich ebenfalls zu berücksichtigt.
Die angestrebte Präsentation der Ergebnisse im Internet sollte übersichtlich, informativ und leicht navigierbar sein. Das gezeigte Bildmaterial sollte bei vertretbaren Antwortzeiten noch gut erkennbar sein.